Dans un monde de plus en plus digitalisé, il parait clair que certains outils bureautiques analytiques soient de moins utilisés. C’est le cas du tampoin encreur qui s’est vu relégué au second plan. Cependant, ce serait une erreur de la faire disparaitre de notre gestion administration. Si vous en doutez, nous vous en présentons ici l’utilité et surtout dans quels cas vous en aurez besoin.
Plan de l'article
Utilité du tampon encreur
En concevant nos documents numériquement, nous gagnons énormément du temps et ne sommes donc pas en retard sur nos agendas. Malheureusement, le gros inconvénient des documents numériques est qu’ils sont aisément falsifiables. N’importe qui avec un ordinateur et de bons outils pourra donc modifier le document ou le copier. Il faut donc une preuve manuscrite pour authentifier ledit document en temps voulu.
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Pour ce faire, l’outil idéal reste le tampon encreur. Il est facile à utiliser et n’est pas du tout contre-productif. Vous pouvez le ranger dans votre sac ou sur votre bureau parce qu’il n’est pas du tout encombrant. Son achat ne coute pas les yeux de la tête. Aussi, avec un tampon encreur, vous n’aurez plus besoin de recopier des documents et vous éviterez par conséquent les fautes d’inattention.
Quand utiliser un tampon encreur
Le tampon a plusieurs utilités. Ces dernières peuvent varier selon les cadres d’usage.
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La première utilité reconnue d’un tampon encreur est l’authentification des documents comptables, facture et même des devis. Il apporte la preuve que toutes les parties signataires approuvent les termes d’un contrat.
Deuxièmement, le tampon est utile pour la validation des procédures administratives dans l’agence. En effet, un tampon comprend toutes les informations utiles et légales d’une société. Grâce à lui, l’entreprise peut être identifiée.
Parfois, il est nécessaire de reprendre certaines informations sur plusieurs documents. C’est une opération chronophages et épuisante surtout quand il faut le faire à la main. Il faut donc trouver un moyen de gagner du temps et de ne pas se fatiguer. Pour ce faire, un tampon encreur pourrait être suffisant. Avec cet outil, plus besoin de se fatiguer pour dater des documents, pour la transmission des coordonnées ou pour ajouter certaines informations spécifiques sur un type de document précis.
Pour finir, le tampon peut être utilisé pour des activités récréatives et ludiques. Se distinguant par son contenu, un tampon peut être composé de dessin, de textes informatifs ou d’illustrations. A ce titre, il peut aisément transmettre de la fantaisie ou un petit texte informatif afin de servir de vecteur d’information sur un évènement ludique. Vous pouvez l’employer à des fins artistiques, de personnalisation d’objet pour en créer.
Comment choisir le tampon encreur adapté à vos besoins ?
Maintenant que vous savez quand utiliser un tampon encreur, il est temps de se pencher sur le choix du modèle adapté à vos besoins.
Tout d’abord, il faut considérer la taille de votre tampon. Si vous avez besoin de l’utiliser fréquemment et pour des documents volumineux tels que les factures ou les bons de commande, optez plutôt pour un grand format afin d’éviter une utilisation répétitive. Au contraire, si vous n’en avez qu’un usage ponctuel et pour signer des papiers officiels, alors un petit format peut suffire.
La deuxième chose à prendre en compte est la surface d’impression. Elle doit être assez grande pour contenir tous les textes nécessaires mais pas trop pour ne pas rendre l’usage difficile.
Il y a aussi le matériau qui compose le boîtier du timbre. Les modèles standards sont généralement fabriqués avec des matériaux plastiques, tandis que les produits haut-de-gamme sont issus de métaux nobles comme l’inox, par exemple. Le choix dépend donc principalement du budget disponible ainsi que de la fréquence d’utilisation prévue.
Pensez à bien prêter attention au système utilisé par votre tampon encreur : manuel ou automatique ? La différence entre ces deux systèmes est notamment perceptible dans leur facilité d’utilisation et leur longue durée de vie utile. En fonction du nombre inscrit sur celui-ci, on saura s’il faudra remplacer l’encre ou tout simplement le tampon.
Pour bien choisir votre tampon encreur, vous devez prendre en compte la taille, la surface d’impression et le matériau utilisé. Vous pouvez aussi opter pour un système manuel ou automatique selon vos préférences.
Les différentes options de personnalisation pour votre tampon encreur
Maintenant que vous avez déterminé le type de tampon qui convient le mieux à vos besoins, pensez à bien utiliser celui-ci. Vous pouvez y ajouter des informations supplémentaires telles qu’un nom ou un logo d’entreprise pour en faire un outil marketing efficace, telles que l’adresse email ou le numéro de téléphone, par exemple.
Si vous êtes soucieux de l’environnement, sachez qu’il existe maintenant des services proposant des encres écologiques ainsi que des matériaux respectueux servant à fabriquer les boîtiers du tampon.
Un tampon encreur offre divers avantages, notamment grâce à ses multiples options de personnalisation : choix du design sur sa surface d’impression, sélection de la couleur idoine, décision quant au texte à inscrire sur le tampon, et choix d’un produit respectueux de l’environnement.
